AGH Başvuru Yöntemi

AGH başvurunuz bir kaç aşamadan oluşmaktadır. Aşağıda açıklanan adımları özenle uygularsanız hem siz hem de Gönüllü Hizmetler Derneği zaman kazanmış olacak, başvurunuz daha uygun koşullarda ve daha çabuk Ev Sahibi Kuruluş’a (ESK) iletilecektir.

Sizin Gönüllü Hizmetler Derneği ’ne başvuru tarihinizle, projesine gideceğiniz kuruluşun kendi ülkesinin Ulusal Ajansı’na sizin adınıza hibe başvurusunda bulunup olumlu (ya da olumsuz) yanıt alma tarihi arasındaki bekleme süreciniz 2 – 7 ay arasında değişmektedir.

1. GÖNÜLLÜ HİZMETLER DERNEĞİ İLE TANIŞMA

1.a. Ön Görüşme

WEB sitemizden ya da derneğimize gelerek ilk bilgileri aldıktan sonra AGH yapmaya karar verirseniz, sizinle daha ayrıntılı tanışmamız gerekecek. Bu görüşme öncesinde sizden http://gonulluhizmetlerdernegi.org/agh/doldurulacak-belgeler/ ‘teki 3 belgeyi doldurmanızı istiyoruz. CV ve motivasyon mektuplarınızı İngilizce yazmak için bir başka kişiden yardım alabilirsiniz. Kendiniz yazmak zorunda değilsiniz. Bu belgeler elimize ulaştığında size görüşme günü ve saatini e-posta ile bildireceğiz.

Görüşme için İstanbul’da yaşıyorsanız mutlaka büromuza gelmelisiniz. İstanbul dışında iseniz bu görüşmeyi internet üzerinden görüntülü olarak yapacağız. Ancak İstanbul’a yakın illerden birinde oturuyorsanız ve isterseniz İstanbul’a gelip bizimle yüz yüze de görüşebilirsiniz. Sizinle yapacağımız ön görüşmede kişisel özellikleriniz, gönüllü çalışmalarınız, yaşama bakış açınız, deneyimleriniz, AGH’den beklentileriniz, gideceğiniz projeye yapabileceğiniz katkılar, vb. konularda söyleşip, hakkınızda bilgi sahibi olacağız. Bu görüşme sonrasında Gönderen Kuruluşunuz olup olmamaya karar verip, olacaksak size bir dosya açacağız.

1.b. İngilizce Görüşme

Ön görüşmede, yabancı dil düzeyinizi ölçmek için görüşmemizin bir bölümünü İngilizce yapacağız. Ancak bu bir dil sınavı olmadığı gibi geçip kalmak da söz konusu değildir. Yalnızca sizin dil düzeyinizi görmek ve kayıt altına almak için yapılır. “Hiç İngilizce bilmiyorum” da diyebilirsiniz. Hiç bir yabancı dili bilmemek bizim gönderen kuruluşunuz olma ya da olmama kararımızı etkilemez.

1.c. Yabancı Dil Düzeyi

Hiç yabancı dil bilmiyor olsanız da, gönüllü çalışma isteğinize, daha önce yaptığınız gönüllü çalışmalara, kişiliğinize, deneyim ve birikimlerinize ve hepsinden önemlisi kendinize güveniyorsanız, Gönüllü Hizmetler Derneği sizin de AGH’de yer almanız için destek olacaktır.

2. ÖZGEÇMİŞ VE MOTİVASYON MEKTUBU

2.a. Özgeçmiş

Ön görüşme öncesinde sizden Ev Sahibi Kuruluş’a yollanacak olan İngilizce özgeçmişinizi (CV) ve motivasyon mektubunuzu hazırlamanızı ve bize iletmenizi isteyeceğiz. Özgeçmiş mutlaka 1.a ‘da açıklanan bağlantıda açılan örnekteki gibi olmalıdır. Başka sitelerin insan kaynakları için yazılmış, ya da daha önce herhangi bir kuruma yolladığınız CV örneklerini yollamayın. CV’nizi PDF ya da resim olarak göndermeyin. E-postanızın ekinde Word dosyası olarak yollayın.

2.b. Motivasyon Mektubu

Burada yazacağınız Motivasyon Mektubu “niye AGH’ye katılmak istediğinizi” açıklayan genel bir metin olmalıdır. İngilizceniz yetersizse bir başka kişiden yardım alabilirsiniz. Gönüllü Ön Görüşme Belgesi’nde yazdıklarınızın İngilizce çevirisini burada kullanabilirsiniz. Ancak bir sonraki Proje Arama Aşaması’nda, gitmek istediğiniz bir proje bulduktan sonra bu mektuba “niye bu projeyi seçtiğinizi, ne gibi katkılarınızın olabileceğini, neler kazanmayı amaçladığınızı belirten 2-3 paragraf daha eklemeniz gerekeceğini unutmayın.

3. PROJE ARAMA

3.a. Gönüllü Hizmetler Derneği ’nin Önerileri

Ön görüşme sonrasında Gönüllü Hizmetler Derneği sizin Gönderici Kuruluşunuz olma kararını vermişse, size varsa elimizde hazır bulunan ve gönüllü arayan projeler sunabiliriz.

3.b. AB Veri Tabanı

Gönüllü arayan projelerin asıl kaynağı http://europa.eu/youth/volunteering sitesidir. Burada gitmek istediğiniz ülke ya da çalışmak istediğiniz ilgi alanınıza göre proje arayabilirsiniz.

3.c Projeye Özgü Motivasyon

Veri tabanından bulduğunuz projenin ev sahibi kuruluşu ile yazışırken, mutlaka daha önce Gönüllü Hizmetler Derneği ’ne verdiğiniz İngilizce genel motivasyon mektubuna bu proje ile ilgili 2-3 paragraf da eklemelisiniz ki, kuruluş sizin o projeye uygun olup olmadığınızı değerlendirebilsin.

3.d Gönüllü Hizmetler Derneği Gönderen Kuruluş Destek Belgesi

Gönüllü Hizmetler Derneği görüşme sonrasında size kurumsal iletişim bilgilerinin yer aldığı bir destek belgesi verecektir. Bu belgeyi de başvuru yaptığınız ev sahibi kuruluşlara özgeçmişiniz ve motivasyon mektubunuzla birlikte yollamalısınız.

3.e Gönüllü Başvuru Belgesi

Bazı Ev Sahibi Kuruluşlar sizden ayrıca kendi başvuru belgelerini doldurmanızı da isteyebilirler. Böyle bir istek olması durumunda mutlaka bu belgeyi de doldurup özgeçmişiniz, motivasyon mektubunuzve Gönüllü Hizmetler Derneği Gönderen Kuruluş Destek belgesi ile birlikte göndermelisiniz.
Bu belgelerin değerlendirilmesi sonucunda Ev Sahibi Kuruluş size olumlu ya da olumsuz bir yanıt verecektir. Ancak bu 3-4 hafta sürebilir, sabırla beklemelisiniz. Çok sayıda başvuru alan ev sahibi kuruluşlar ise elenen gönüllülere hiçbir bildirimde bulunmayabilirler.

4. PROJE ONAY BİLDİRİMİ

Gönüllü Hizmetler Derneği ’nin önerdiği bir projeyi kabul ettiğinizde ya da yukarıda adresi verilen veri tabanındaki araştırmalarınız sonucunda kendinize uygun bir proje bulup, Ev Sahibi Kuruluş’tan da sizi kabul edebileceği yönünde olumlu bir yanıt aldığınızda sizin yapacağınız işlemler büyük ölçüde tamamlanmış olacaktır. Bundan sonra ulusal ajansın seçildiğiniz projeyi onaylaması için 1,5-2 aylık bir bekleme sürecine gireceksiniz. Bu aşamada yapacağınız tek iş, size yeşil ışık yakan Ev Sahibi Kuruluş ile yaptığınız yazışmaları ve onların kabul bildirimini Gönüllü Hizmetler Derneği ’ne iletmek olacaktır.

5. EV SAHİBİ KURULUŞLA İLETİŞİM

Gönüllü Hizmetler Derneği , Ev Sahibi Kuruluş’la yazışarak sizin Gönderici Kuruluş’unuz olduğunu onaylayacak ve sizin bu projede yer almanız için gerekli desteği verecektir.

6. EV SAHİBİ KURULUŞUN ONAYI VE HİBE BAŞVURUSU

Bir ev sahibi kuruluştan onay almanız o projeye mutlaka gideceğiniz anlamına gelmez. Sizi kabul eden Ev Sahibi Kuruluş projenin ayrıntılarını ve bütçesini hibe başvuruları için belirlenen 1 Şubat, 1 Mayıs ya da 1 Ekim’de ülkesindeki ulusal ajansa sunar. Bu aşamada bir bekleme sürecine girilir.

7. ULUSAL AJANS ONAYI

Ulusal Ajans aldığı hibe başvurularını tek tek değerlendirir ama sonuçları açıklamak için her projenin değerlendirilmesinin bitmesi gerekmektedir. Bu nedenle onay açıklama süreci ülkeden ülkeye değişir. Örneğin bir başvuru döneminde 10 başvuru olan Lüksemburg ulusal ajansı sonuçları 3 hafta içinde açıklarken 250 başvuru alan Almanya ulusal ajansının sonuçları açıklaması 2 ayı geçebilir. Her ulusal ajansın projeleri değerlendirirken kullandığı ortak ölçütlerin yanısıra ulusal öncelikleri de olabilir. Örneğin bugünlerde Avrupa’da yaşanan göç ve mülteci krizi nedeniyle bası ulusal ajanslar mültecilerle çalışma projelerine öncelik verebilir. Bir ulusal ajansın sizin projesinizi onaylama şansı ya da reddetme riski %50 – %50 dir.Onay sonrasındaki tüm işlemler sizin adınıza Gönüllü Hizmetler Derneği tarafından yürütülecektir. Bu süreç içinde sizi zaman zaman bir belgeye imza atmak, belli konularda bilgilendirmek için Gönüllü Hizmetler Derneği ’ne çağıracağız, İstanbul dışındaysanız size telefonla ya da e-posta ile bilgi verip, imzalanacak belgeyi kargoyla yollayacağız.

8. Gönüllü Hizmetler Derneği Destek Çalışmaları

Gönüllü Hizmetler Derneği , AGH’ye gitme konusunda size gereksinim duyacağınız her konuda bilgi verecek, sigorta işlemlerinizi yürütecek, biletinizin alınması, vize, vb. konularda danışmanlık yapacaktır. Gönüllü Hizmetler Derneği desteği gidiş öncesinde, proje süresince ve gönüllü geri dönene dek sürer.

9. GÖNÜLLÜ HİZMETLER DERNEĞİ İLE SÖZLEŞME İMZALANMASI

AGH’ye gidecek gönüllü ile Gönüllü Hizmetler Derneği arasında, tarafların hak ve sorumluluklarını içeren bir sözleşme imzalanır.
Sözleşme örneği için tıklayınız.

10. GİDİŞ ÖNCESİ HAZIRLIK TOPLANTISI

Gönüllümüz tarihlerin denk düşmesi durumunda Türkiye Ulusal Ajansı’nın AGH’ye gidecekler için zaman zaman düzenlediği “Gidiş Öncesi Hazırlık” toplantılarına yönlendirilecektir. Bu toplantıya katılım zorunludur ve tüm giderleri Türkiye Ulusal Ajansı tarafından karşılanmaktadır

11. SİGORTA VE VİZE İŞLEMLERİ

AGH yapacak tüm gönüllüler sağlık ve kazalara karşı Gönüllü Hizmetler Derneği tarafından AGH sigorta sistemine kayıt edilirler. Kayıt işleminden 1 hafta sonra CIGNA sigorta şirketi gönüllüye kaydının onayını ve poliçe numarasını e-posta ile iletir. Gönüllünün poliçe numarasını Gönüllü Hizmetler Derneği ’ne bildirmesi gerekmektedir. Bu bildirim sonrasında gönüllüye sigorta kılavuzu ve vize başvurusunda kullanılacak olan sigortanın güvence kapsamının 250.000 Euro olduğunu belirten onay belgesi iletilir.
Vize alım işlemlerinin süresi ülkeden ülkeye değişmekte, en kısası 3 hafta en uzunu 3 ay sürmektedir. Vizenin beklenenden uzun sürede çıkması durumunda gönüllünün projeye belirlenen tarihten daha geç bir tarihte başlaması söz konusu olabilir. Bu da proje süresinin kısalması anlamına gelir. Yani gönüllü 1 Eylül’de başlaması gerekeyen 12 aylık bir projeye 1 Ekim’de giderse projenin bitiş tarihi değişmeyeceğinden AGH süresi kısalmış olacaktır.

12. PROJEYE GİDİŞ

Tüm işlemler tamamlandıktan sonra gönüllü belirlenen tarihte projesine gider.

13. GÖNÜLLÜ HİZMETLER DERNEĞİ İLE İLETİŞİM

Gönüllü’nün projesine başlamasından sonra her ay sonunda Gönüllü Hizmetler Derneği ’ne projesi ile ilgili bir rapor yazması gerekmektedir.